1. Pendaftaran Tenant¶
Bab ini menjelaskan cara mendaftarkan organisasi (tenant) baru sampai login pertama sebagai HR.
Apa itu Tenant?¶
Tenant = organisasi/perusahaan Anda di sistem HRIS. Setiap tenant punya: - Master data sendiri (jabatan, karyawan, jadwal, dll) - User account terpisah (HR + karyawan-nya) - Periode payroll independen
Data antar tenant tidak saling terlihat. Pendaftaran ini bersifat self-service — tidak perlu kontak admin sistem.
1.1 Akses Halaman Registrasi¶
- Buka aplikasi HRIS di browser.
- Di halaman login, klik link "Daftar tenant baru" atau navigasi langsung ke
/register-tenant.
1.2 Isi Form Registrasi¶
Form registrasi dibagi 2 kolom (kiri: data organisasi, kanan: data admin HR pertama):
Kolom kiri — Data Organisasi¶
| Field | Wajib | Keterangan |
|---|---|---|
| Nama Organisasi | ✓ | Nama lengkap perusahaan (mis. "PT Maju Sejahtera") |
| Kode Tenant | ✓ | Kode singkat unik 3-10 karakter UPPERCASE (mis. KEU01, MAJU). Akan jadi prefix NIK karyawan. |
| Email Organisasi | ✓ | Email kontak resmi |
| Nomor Telepon | — | Telepon kantor |
| Alamat | — | Alamat lengkap |
Catatan: Kode tenant tidak bisa diubah setelah registrasi. Pilih dengan hati-hati.
Kolom kanan — Admin HR Pertama¶
| Field | Wajib | Keterangan |
|---|---|---|
| Nama Lengkap | ✓ | Nama HR yang akan jadi admin |
| Email Pribadi | ✓ | Akan jadi username login. Verifikasi dikirim ke email ini. |
| Password | ✓ | Minimal 8 karakter, kombinasi huruf + angka |
| Konfirmasi Password | ✓ | Ketik ulang password |
Tombol Submit¶
Setelah semua field terisi, klik tombol "Daftar" di bawah form.
Tip: Form punya validasi inline. Field kuning = warning (boleh kosong tapi disarankan), merah = wajib diisi.
1.3 Verifikasi Email¶
Setelah submit: 1. Sistem kirim email verifikasi ke alamat HR yang Anda isi 2. Buka email tersebut (cek folder spam jika tidak ada di inbox) 3. Klik link verifikasi di email 4. Anda diarahkan kembali ke aplikasi dengan status "verified"
Jika tidak menerima email dalam 5 menit, klik tombol "Kirim ulang verifikasi" di halaman status pendaftaran.
1.4 Login Pertama¶
- Setelah verifikasi sukses, klik "Masuk ke Dashboard" atau navigasi ke
/login - Login dengan email + password yang Anda daftarkan
- Anda akan diarahkan ke Dashboard HR
1.5 Pola Periode Awal¶
Pada login pertama, sistem otomatis membuat pola periode default: - Periode awal: tanggal 1 sampai akhir bulan - Cut-off: tanggal 25 (bisa diubah per periode)
Pola ini dipakai untuk auto-generate kode periode (mis. 2026-04). Anda bisa lihat di menu Pipeline → Periode.
1.5.b Master Default Yang Otomatis Tergenerate¶
Saat aktivasi tenant, sistem otomatis insert beberapa master data minimum supaya HR bisa langsung mulai kerja tanpa setup dari nol. Semua di bawah ini tidak bisa dihapus (tombol Hapus akan tolak dengan pesan "default sistem"); namun boleh di-edit atau di-nol-kan.
Master Waktu Kerja (menu Master Data → Waktu Kerja)¶
| Tab | Kode | Detail |
|---|---|---|
| Waktu Kerja | N |
Jam Kerja Normal 08:00–17:00. Window absen datang 06:00–09:00, pulang 16:30–19:00. |
| Jadwal Kerja | REG-POLA |
Pola "Reguler (Sen-Jum)" — Sen-Jum pakai shift N, Sabtu-Minggu libur. |
| Kelompok Kerja | REG |
Kelompok "Reguler" + assignment ke jadwal REG-POLA (open-ended, tanpa tanggal berakhir). |
Karyawan baru yang belum punya kelompok kerja → assign ke
REGsupaya langsung dapat jadwal Sen-Jum 08-17.
Master Penggajian (menu Master Data → Penggajian)¶
Formula (tab Formula):
| Kode | Expression | Catatan |
|---|---|---|
GP_DIRECT |
[GP] |
Gaji pokok langsung |
BPJS_JHT_KAR |
[GP] * 0.02 |
JHT karyawan 2% |
BPJS_JP_KAR |
[GP] * 0.01 |
JP karyawan 1% |
BPJS_KES_KAR |
[GP] * 0.01 |
BPJS Kesehatan karyawan 1% |
Komponen Gaji (tab Komponen Gaji):
| Kode | Kategori | Formula | Catatan |
|---|---|---|---|
GAPOK |
PENDAPATAN | GP_DIRECT | Gaji pokok dari Setting Karyawan |
BPJS_JHT |
POTONGAN | BPJS_JHT_KAR | Iuran karyawan 2% |
BPJS_JP |
POTONGAN | BPJS_JP_KAR | Iuran karyawan 1% |
BPJS_KES |
POTONGAN | BPJS_KES_KAR | Iuran karyawan 1% |
Kalau tenant Anda tidak terdaftar BPJS — buka formula BPJS_JHT_KAR / BPJS_JP_KAR / BPJS_KES_KAR lalu ubah expression jadi 0. Komponen tetap muncul tapi nominal Rp 0. Atau toggle off is_active di komponen untuk hilangkan dari slip gaji.
HR bisa tambah komponen lain (THR, transport, tunjangan jabatan, dll) dengan kode baru — tidak terbatas pada yang default ini.
1.6 Setelah Login Pertama¶
Tampilan Dashboard HR menampilkan: - Quick stats (jumlah karyawan, pengajuan pending, dll — sebagian masih 0 sebelum data terisi) - Sidebar menu di kiri dengan group: - Beranda → Dashboard - Pengajuan → Cuti, Ijin, Tukar Shift, Lembur, Perjalanan Dinas - Pipeline → Periode, Jadwal Karyawan, Kalkulasi Kerja, Realisasi Kerja, Evaluasi - Proses Gaji → Data Waktu Kerja, Data Fasilitas, Data Pinjaman, Data Upload, Pengecualian, Kalkulasi, Konfirmasi - Master Data → Karyawan, Organisasi, Waktu Kerja, Penggajian, Miscellaneous
Tip: Sidebar pakai single-open accordion. Klik header section untuk expand/collapse. Hanya 1 section bisa terbuka pada satu waktu — auto-pilih section yang berisi route aktif.
1.7 Profile Organisasi¶
Lengkapi profile organisasi: 1. Klik avatar pojok kanan atas → Profile Organisasi 2. Isi range golongan jabatan (mis. min 1, max 10) — dipakai sebagai validasi saat tambah jabatan 3. (Opsional) Upload logo + warna brand 4. Simpan
1.8 Kebijakan Password¶
- HR tidak bisa lihat password karyawan
- Reset password karyawan dilakukan dengan mengirim ulang akun login dari halaman Karyawan Detail (lihat 02-master-organisasi.md)
- Karyawan ganti password sendiri lewat menu Profile
1.9 Billing & Berlangganan¶
Halaman billing diakses lewat avatar pojok kanan atas → Billing. Berisi 2 panel: paket berlangganan + add-ons.
Paket Berlangganan (Tier)¶
Dua tier tersedia, dengan badge "Aktif" ditandai pada tier yang sedang berjalan:
| Tier | Harga | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Basic | Gratis hingga 15 karyawan, selanjutnya Rp 4.500/karyawan/bulan. Hosting aplikasi Rp 12.000/bulan atau Rp 125.000/tahun. | UKM yang butuh waktu kerja & pengajuan saja (presensi, jadwal, cuti, lembur, tukar shift). |
| Standar | Rp 7.200/karyawan/bulan, minimum 10 karyawan. | Perusahaan yang butuh payroll lengkap: kalkulasi gaji otomatis, PPh 21, BPJS, perjalanan dinas, gaji non reguler (THR/Bonus/Insentif). |
Klik tombol "Pilih Standar" atau "Pilih Basic" untuk berpindah tier. Perubahan berlaku pada periode billing berikutnya.
Estimasi Tagihan¶
Di bawah dua kartu tier, kotak "Estimasi Tagihan Bulanan" menampilkan breakdown otomatis berdasarkan jumlah karyawan aktif tenant Anda:
- Tier Basic:
(karyawan − 15) × Rp 4.500+ hostingRp 12.000 - Tier Standar:
max(10, karyawan) × Rp 7.200
Sistem otomatis hitung subtotal bulanan. Bila karyawan masih di bawah kuota gratis (15 untuk Basic) atau minimum tier (10 untuk Standar), banner informasi muncul.
Pilihan Periode Pembayaran¶
Di bawah breakdown ada dua opsi periode (radio card):
| Periode | Total | Diskon |
|---|---|---|
| Bayar 3 Bulan | subtotal × 3 |
— |
| Bayar 1 Tahun | subtotal × 12 dengan diskon 15% |
Hemat 15% (badge terracotta) |
Saat memilih "Bayar 1 Tahun", sistem menampilkan harga asli yang di-strikethrough beserta harga setelah diskon dalam ringkasan. Pilihan periode disimpan dan ditampilkan ulang saat membuka halaman berikutnya.
Klik tombol "Lanjutkan Pembayaran" → membuka WhatsApp ke tim WaktuKerja (+62 881-0108-93900) dengan template pesan otomatis berisi: tier, periode, total, kode tenant, dan jumlah karyawan. Tim akan kirim invoice + instruksi pembayaran.
Add-Ons (Modul Opsional)¶
Panel "Add-Ons" di bawah berisi modul opsional tambahan di luar tier Standar. Klik "Jelajahi Add-Ons" → modal galeri dengan 9 add-on dalam 3 kategori:
| Kategori | Add-On |
|---|---|
| Integrasi | Multibank Transfer (via Midtrans) · WhatsApp Notification |
| HR Lanjutan | Karir Manajemen · Internal Survey · Sistem Rekrutmen · Performance Appraisal |
| Asesmen | Matriks Asesmen · Exercise (Personality, GMA Adaptive, CRT Adaptive, Case Study, Video Interview) · Full AI Asesmen Scoring |
Di galeri: - Filter pills atas: Semua / Integrasi / HR Lanjutan / Asesmen dengan badge count - Setiap kartu add-on punya icon, kategori, deskripsi singkat, dan dua tombol: Detail (buka modal lengkap dengan fitur + deskripsi panjang) + Aktifkan (atau Non-aktifkan kalau sudah aktif) - Tap Aktifkan → otomatis membuka WhatsApp dengan template request aktivasi ke tim WaktuKerja. Tim melakukan provisioning aktual di environment Anda. - Add-on aktif muncul di panel utama dengan badge hijau "Aktif"
Catatan: Saat ini status tier + add-on tersimpan lokal (browser localStorage) sebagai mock — penagihan dan aktivasi aktual ditangani manual oleh tim WaktuKerja via WhatsApp. Backend subscription model menyusul di iterasi berikutnya.
Langkah berikutnya¶
Setelah tenant terdaftar dan login berhasil, lanjutkan ke:
→ 2. Master Organisasi & Karyawan — bikin pohon jabatan, lalu tambah karyawan.
Troubleshooting¶
| Masalah | Solusi |
|---|---|
| Email verifikasi tidak masuk | Cek folder spam. Kirim ulang dari halaman status pendaftaran. |
| "Kode tenant sudah dipakai" | Pilih kode lain. Kode unik global. |
| "Password tidak match" | Ketik ulang konfirmasi password. Case-sensitive. |
| Lupa password setelah daftar | Klik "Lupa password" di halaman login (akan kirim email reset). |
| Captcha gagal terus | Refresh halaman, pastikan JavaScript & cookies aktif. |